Принцип работы программы

Для получения аналитических данных из программы необходимо регистрировать хозяйственные операции организации (оплата поставщику, отгрузка товара, начисление зарплаты сотрудникам и пр.). Для этого применяются такие механизмы, как справочник, документ, регистр.

Ниже приведено их описание.

Справочник. Объект учета или системы. Позволяет хранить в информационной базе данные, используемые для отражения хозяйственных операций и других событий. Если справочник можно разделить на группы (папки), то он является иерархическим. Примеры справочников: Номенклатура, Контрагенты, Сотрудники, Пользователи.

Документ. Объект программы, который отражает определенное событие: звонок от клиента, реализация услуг, выдача наличных денег из кассы. Для отражения каждого события в программе предназначен отдельный документ. Примеры документов: Заказ покупателя, Начисление зарплаты, Событие.

Регистр. Регистром является таблица, аналогичная набору ячеек в Excel. При проведении документ записывает данные в один или несколько регистров. У каждого регистра свое назначение: регистр Продажи хранит данные о проданных товарах, их количестве и стоимости, а регистр Денежные средства — о поступлении и списании денег в разрезе статей, сумм и мест хранения. Документ, который делает запись в регистр, называется Регистратор (второе название — Документ движения).

Отчеты. Сводная таблица, которая отображает результат хозяйственных операций. Практически все отчеты в программе строятся на регистрах. Это означает, что данные непроведенного документа не попадут в отчет. Примеры отчетов: Задолженность покупателей по срокам, Анализ закупок, Финансовый результат.

Таким образом, чтобы получать информацию в виде отчетов, необходимо хозяйственные операции учитывать с помощью документов (выбирая в них справочники) и проводить их.

Далее приведена дополнительная информация о базовых возможностях, которые дадут большее понимание работы программы и упростят ежедневную работу в ней.

• Проведение. Режим сохранения документа, при котором происходит запись его данных в регистр. В форме документа расположены две кнопки: Записать и Провести. Если нажать на кнопку Записать, то операция, зарегистрированная документом, не будет отражена в системе. Если в форме документа кнопка Провести отсутствует, то этот документ не записывает данные в регистр. Проверить результат проведения можно по кнопке Еще — Отчет по движениям в форме документа.

• Структура подчиненности. Позволяет увидеть дерево связанных между собой документов (событий). Например, телефонных звонков, заказов покупателей, заказа поставщику и реализации. Открывается по кнопке в верхней части формы документа. Документ попадет в структуру подчиненности, если он имеет ссылку на другой документ, или наоборот.

• Контроль остатков. Для того чтобы нельзя было продать товар, которого нет на складе, или оплатить поставщику больше, чем необходимо, в программе реализован контроль остатков. Он выполняется в момент проведения документа.

Важно!
Остатки контролируются не на дату документа, а на момент проведения!

Поиск по функциям. Для поиска нужных справочников, документов, отчетов предназначен поиск по функциям. Поле для ввода расположено в каждом разделе.

Копирование табличной части документов. Для исключения ручного ввода повторяющихся строк в документах существует возможность их копировать и переносить — то есть можно скопировать строки в одном документе и перенести их в другой. Копируются только выделенные строки по кнопке в табличной части. Чтобы их вставить в другой документ, следует нажать на кнопку .

Ввод на основании. Большинство документов можно ввести на основании других. Механизм ввода на основании позволяет сократить время на заполнение реквизитов новых документов, а также сохранить взаимосвязь в структуре подчиненности.

Избранное. Для быстрого доступа к наиболее часто используемым объектам программы рекомендуется использовать инструмент Избранное. При нажатии на кнопку в форме документа, списка документов, отчета, справочника и пр. он автоматически определяется в перечень избранного. Список избранных объектов открывается по такой же кнопке в левом верхнем углу программы.

История. Позволяет увидеть документы, отчеты и справочники, которые были открыты или изменены пользователем за последнее время. Из формы истории можно открыть любой объект. Открывается по кнопке в левом верхнем углу программы.

Сохранение отчетов и печатных форм в файлы. Вы можете сохранить в нужном формате любую печатную форму документа.

А также любой отчет.