Ввод начальных данных

На момент начала ведения учета в программе каждая организация имеет свои активы (деньги в кассе и в банке, дебиторскую задолженность, запасы на складах и пр.) и обязательства (кредиторская задолженность, начисленную зарплату к выплате сотрудникам). Эту информацию необходимо внести в систему в виде начальных остатков.

Для ввода начальных остатков следует перейти по ссылке Ввод начальных остатков в разделе Компания. С помощью документа Ввод начальных остатков вводятся остатки по денежным средствам, запасам, расчетам с поставщиками и покупателями

Необходимо указать дату ввода начальных остатков. Рекомендуется вводить остатки по состоянию на вечер предыдущего дня до начала ведения учета.

Ввод остатков по денежным средствам. В форме ввода заполняются остатки денежных средств по банку и кассе. Если имеется валютный счет, то перед вводом остатков по нему необходимо включить опцию Несколько валют в настройках раздела Деньги.

Ввод остатков по запасам. На втором шаге вводятся остатки запасов (материалы, товары, продукция) в разрезе складов и подразделений. Остатки запасов можно ввести вручную или загрузить из электронной таблицы.

Ввод остатков по расчетам с поставщиками. Вводятся остатки по взаиморасчетам в разрезе контрагентов, договоров, заказов поставщикам. Если поставщик должен организации, то ставится флажок Аванс. Если организация должна ему, то флажок не ставится. Данные по остаткам расчетов с поставщиками могут быть загружены из электронной таблицы.

Ввод остатков по расчетам с покупателями. Аналогичным способом вводятся остатки взаиморасчетов с клиентами. Только здесь долг покупателя перед компанией указывается без флажка Аванс. А полученная предоплата по заказу, который еще организация еще не выполнила, оформляется с этим флажком. Данные по остаткам расчетов с покупателями могут быть загружены из электронной таблицы.

Важно!

При регистрации начальных остатков по расчетам с покупателями и поставщиками, если колонка Документ в форме ввода расчетов не заполнена, то программа сформирует фиктивные документы, с такой же датой, как в документе Ввод начальных остатков. Для расчетов с покупателями это будет расходная накладная, если клиент должен нам, и поступление в кассу, если клиент заплатил аванс. Для расчетов с поставщиками будет создана приходная накладная, если мы должны поставщику, и расход из кассы, если мы заплатили ему предоплату. Все эти документы будут не проведены и оформлены на дату ввода начальных остатков. Не рекомендуется удалять их или проводить. Следует учесть, что если остатки расчетов с покупателями дополняются в процессе ведения учета, то документы по новым взаиморасчетам (расходная накладная и поступление в кассу) будут иметь сквозную нумерацию с «рабочими» документами.

Ввод остатков расчетов с сотрудниками. Нужно указать сотрудника, подразделение, в котором он работает, сумму расчетов. Если ему начислена зарплата, но еще не выплачена, то в поле Сумма следует ввести сумму к выплате. Если сотруднику выдан аванс, а зарплата еще не начислена, то сумма должна быть со знаком «-».

Ввод остатков расчетов по налогам. В поле Вид налога подбирается налог, по которому имеется остаток. В поле Сумма указывается начисленная, но не выплаченная сумма налога. Если налог выплачен, но не начислен — сумма указывается со знаком «-».

Важно!

Для того чтобы отчет Баланс показывал корректные данные, а именно сходилась сумма по активам и пассивам, необходимо ввести остаток по разделу учета Прочие разделы. В этом документе указывается разница между внесенными остатками по активам (задолженность клиентов, поставщиков, сотрудников перед нами, сумма запасов на складах и в производстве, сумма денежных средств в банках и кассах) и пассивам (наша задолженность перед покупателями, поставщиками и сотрудниками; невыплаченные налоги).

Пример ввода такого остатка представлен на рисунке ниже.

На этом ввод начальных остатков по вышеприведенным разделам завершается по кнопке Закончить.

Чтобы проверить корректность введенных начальных остатков, воспользуйтесь следующими отчетами:

• Остатки денег — остатки денежных средств в кассах и счетах.
• Запасы.
• Расчеты с покупателями — взаиморасчеты с клиентами.
• Расчеты с поставщиками — взаиморасчеты с поставщиками.
• Расчеты с персоналом.
• Расчеты по налогам.
• Баланс.