С одной и той же информационной базой системы «1С: Предприятие 8» могут работать несколько пользователей. Каждый из них может входить в информационную базу прикладного решения под своим паролем.
Как правило, в этом случае функции разделяются между пользователями. Каждому пользователю можно назначить права доступа. Одним пользователям можно разрешить редактировать и вводить любые документы, а для других ограничить список функций, включив в него только те, которые относятся к профессиональным обязанностям данного пользователя. Обычно права для пользователей прикладного решения назначаются администратором.
В зависимости от того, какие права определены для пользователя, автоматически настраивается список тех разделов, которые будут ему доступны, и список доступных пунктов меню панели навигации каждого раздела.
Например, менеджеру по продажам будут доступны только те пункты панели навигации, которые необходимы для оформления продаж, но не будут доступны разделы, касающиеся работы с поставщиками и управления закупками.
Список доступных разделов также зависит от того, какие функциональные опции включены при работе прикладного решения. Например, если на предприятии не используется комиссионная торговля, то при отключении этой функциональной опции будет недоступна информация обо всех операциях, связанных с комиссионной торговлей.
Права пользователя определяются той ролью, которую он будет выполнять при работе в информационной базе прикладного решения. Причем нескольким пользователям, выполняющим одну и ту же роль, могут быть назначены одинаковые права. Например, всем менеджерам по продажам можно назначить такие права, при которых им будет доступна возможность оформлять заказы клиентов, счета на оплату и отгрузку товаров, а менеджерам по закупкам – права, при которых будет доступна возможность формирования заказов поставщикам и регистрации поставки товаров.
Количество ролей пользователей в конфигурации не ограничено. Администратор прикладного решения может добавлять любые роли и определять для каждой свои права.